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Verwaltungsleistungen effizienter, bürgerfreundlich und zukunftssicher gestalten: Das ist wesentliche Aufgabe der Digitalisierung, die auch in der Gemeinde Dornstadt zunehmend eine größere Rolle spielt. Im Ausschuss für Verwaltung, Finanzen und Soziales ging es jetzt um den Stand der Digitalisierung und weitere Schritte und Ziele, aber auch um das Thema Cybersicherheit.

Kein Zusatz, sondern Voraussetzung

Denn je digitaler die Verwaltung wird, desto mehr Daten werden verarbeitet und desto stärker ist die Abhängigkeit von funktionierenden Systemen. „Digitalisierung ohne Cybersicherheit ist ein Risiko“, machte Angela Lanzinger, Mitarbeiterin für Digitalisierung, Bürgerkommunikation und Datenschutz, in ihrer Präsentation deutlich. Cybersicherheit sei kein Zusatz, sondern Grundvoraussetzung jeder digitalen Maßnahme.

Vorteile für Bürger und Mitarbeitende

Bei der Digitalisierung geht um mehr Servicequalität, effizientere Prozesse, Transparenz und Rechtssicherheit. Sie ist ein strategisches Instrument, das den 9500 Einwohnern ebenso Vorteile bringen soll wie den 280 Beschäftigten. Dabei wurde schon einiges erreicht. Elektronisches Dokumenten-Managementsystem, Rechnungsworkflow, digitales Auftragsmanagement im Bauhof, KI-gestützte Straßenschadenerkennung, hybrider Postversand, Bürgerserviceportal, elektronische Wohnsitzanmeldung sowie Bürger- und Kita-App sind da nur einige Stichworte.  

Verwaltungsleistungen online verfügbar

Trotzdem braucht es weitere Schritte zur Automatisierung, zum Serviceausbau und zur Mitarbeiterentlastung. Dazu gehören die Umstellung auf digitale Archivierung und die weitere Reduzierung papierbasierter Vorgänge. Mindestens 80 Prozent der häufig genutzten Verwaltungsleistungen sollen mittelfristig online verfügbar sein.

Zu den konkreten Maßnahmen, die angepackt werden, zählt der virtuelle Mitarbeiter auf der Homepage. Dieser Chatbot beantwortet rund um die Uhr in Echtzeit Anfragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Unterlagen oder auch Verfahrensabläufen. Dann wird es verstärkt selbstgestaltete, ausfüllbare Online-Formulare geben. Und mit der Einführung eines digitalen Systems zur Belegung von Sporthallen, Mehrzweckhallen und anderen Räumlichkeiten werden Anfragen und Buchungen, Genehmigungen und Abrechnungen online möglich sein. 

Klare Rahmenbedingungen für KI-Einsatz

Schließlich soll KI beim Protokollieren von Besprechungen und Sitzungen verstärkt zum Einsatz kommen, zur Unterstützung der Mitarbeitenden aber auch bei Textentwürfen, Recherchen oder Zusammenfassungen von Akten. Dafür gibt es klare Rahmenbedingungen: Die Nutzung muss datenschutzkonform geschehen, es wird keine automatisierten Entscheidungen geben, und die Verantwortung bleibt beim Sachbearbeiter. Und natürlich werden die Mitarbeiter gründlich geschult.

In den Jahren ab 2027 werden unter anderem die Digitalisierung der Personalakten, der digitale Posteingang, KI-Mängelmelder, digitale Signaturen und die digitale Bürgerbeteiligung Themen sein. Insgesamt bleibt die Digitalisierung eine Daueraufgabe, doch letztlich stärkt sie die Zukunftsfähigkeit der Gemeinde.

Schutz vor Hackerangriffen und Datenverlust

Allerdings muss das Thema Cybersicherheit dann eine ebenso wichtige Rolle spielen. Cybersicherheit meint alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die IT-Systeme, Daten und digitale Prozesse vor Angriffen, Ausfällen und Missbrauch schützen. Es geht dabei vor allem um den Schutz vor Hackerangriffen und Schadsoftware, den Schutz personenbezogener Daten, die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Systemen wie Meldewesen, Kasse oder Bauverwaltung sowie die Verhinderung von Datenverlust und Manipulation

Als zentrale Datenspeicher (Meldedaten, Sozialdaten, Bauakten, Personalakten) und Betreiber kritischer Prozesse (Zahlungen, Bescheide, Kindergärten, Bauhof) sind Kommunen attraktive Ziele für Angriffe. Cybersicherheit betrifft daher alle Bereiche: Organisation, Mitarbeitende, Prozesse, Technik. Wichtige Bausteine sind klare Zuständigkeiten, Datensicherungen, Zugriffsbeschränkungen, Notfallpläne, Schulung der Mitarbeiter. Denn ein großer Teil der Angriffe, so machte Angela Lanzinger klar, beginnt nicht technisch, sondern menschlich: mit Phishing-Mails, manipulierten Anhängen, gefälschten Absendern.

Sensibilisierung und Schulung

Aufgaben der Kommune sind – in Kooperation mit externen IT-Dienstleistern und dem Rechenzentrum Komm.ONE – der Aufbau und die Pflege einer sicheren IT-Infrastruktur, die Einführung eines Managementsystems zur Informationssicherheit, die Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden, regelmäßige Risikoanalysen und Sicherheitsüberprüfungen sowie Vorbereitungen und Übungen für den Ernstfall.

„Eigenverantwortung und Risikobewusstsein“ sowie „Vorsorge statt Reaktion“ sind dabei wichtige Grundsätze. Und da Cybersicherheit Schutz der Verwaltung, Schutz der Bürgerdaten und Schutz der kommunalen Handlungsfähigkeit bedeutet, bleibt sie eine dauerhafte Aufgabe im laufenden Betrieb der Digitalisierung.